Base documentaire
Définissez les plages d'ouvertures de votre planning en ligne
Voici un paramétrage de base à réaliser pour permettre au logiciel de proposer des créneaux disponibles à la réservation.
Il faut différencier les « horaires publics du cabinet » qui sont affichés à titre informatif sur votre page WEB. Les ouvertures de planning prennent en compte les plages ouvertes à la réservation en ligne.
Il existe 2 modalités de disponibilités :
- les plages horaires qui proposent l’ensemble des créneaux disponibles aux patients sur la période (en vert)
- les plages horaires de début et fin de journée qui vont proposer des rdv « collé » au précédent/suivant pour avoir un planning bien rempli (en violet).
Pour définir les plages d’ouverture de votre planning, dans le Menu, onglet AGENDA, cliquez sur « Ouvertures«
Vous allez devoir créer une « semaine type » qui permettra au logiciel de connaitre vos horaires de travail et les motifs de consultation proposées sur ces plages horaires.
Cliquez sur « Ajouter un modèle de planning »
Vous pouvez donner une échéance de fin à ce modèle de planning (pour le différencier d’une période de congés scolaires par exemple) ou laisser cette case vide pour étendre ce modèle de planning à l’infini.
Dans le planning vide, dessinez les plages horaires correspondant à votre temps de travail. Utilisez le “glissé-déposé” avec votre souris pour ajouter une plage de rdv. De préférence, dessinez des plages horaires comprenant plusieurs créneaux disponibles (l’algorithme calculera les durées de séances pouvant être proposées sur cette plage horaire)
Complétez les options pour autoriser certains motifs de consultations ou limiter le profil des patients sur la réservation en ligne
Vous pouvez également paramétrer une plage horaire de début/fin de journée qui n’affichera que le rendez-vous qui sera joint aux autres rendez-vous.
Attention, ce réglage suppose que vous ayez complété une plage horaire de milieu de journée (en vert) puisque les horaires de début/fin de journée vont se coller aux horaires de milieu de journée.
Vérifiez que le modèle de planning est actif (surtout si vous en avez créé plusieurs différents).
Créer plusieurs modèles de planning, vous permet d’anticiper des modifications d’horaires de travail (en particulier pendant des périodes de congés scolaires, l’été, …)
Cochez ensuite les motifs de consultation (préalablement renseignés, un tuto est disponible ici ) pour lesquels vous souhaitez rendre possible la prise de rdv en ligne sur ces horaires. Décochez ceux que vous ne voulez pas. Indiquez ensuite si ce créneau est réservé à une patientèle d’un certain âge. Vous pouvez aussi décider que les nouveaux patients soient acceptés sur cette plage, et alors cocher la case.
Entrez ensuite toutes vos plages horaires disponibles à la prise de rdv en ligne avec les motifs de consultation associés pour chaque jour de votre semaine type, avec cette même technique de glissé-déposé.
Lorsqu’un patient voudra prendre rdv en ligne, ce sont ces horaires que vous avez entré qui lui seront proposés.
Les cases que vous ne remplissez pas (en blanc sur le modèle de planning) ne seront pas disponibles à la réservation en ligne.
Elles peuvent correspondre aux horaires auxquels vous ne travaillez pas. Vous pouvez aussi ajouter manuellement des rdv sur ces horaires vides via votre planning.
Base documentaire
- Ajoutez un rendez-vous sur votre planning
- Modifiez des éléments d’un rendez-vous
- Déplacez rapidement un rendez-vous
- Supprimez un rdv
- Programmez une absence
- Ajoutez un patient (depuis votre planning)
- Ajoutez une note de séance
- Programmez et modifiez un congé
- Passer facilement à la prise de rendez-vous en ligne
