La vérité, c’est que toutes les journées commencent avec le même nombre d’heures pour tout le monde. La seule différence entre vous et les autres, c’est la manière dont vous allez employer votre temps. 

J’ai tendance à appeler « Voleurs de temps » toutes les tâches qui sont, soit mal exécutées et qui prennent plus de temps que nécessaire, mais aussi toutes les tâches qui n’auraient pas dû se présenter. Les « voleurs de temps » utilisent du temps qui aurait dû être disponible pour faire ce qui était prévu au programme.

Nous ne parlerons pas ici des urgences exceptionnelles qui quelques fois par années viennent complètement bousculer votre organisation (un accident, un souci de santé, l’aide à un proche …). 

Les urgences exceptionnelles indépendantes de notre volonté, nous en subissons tous, elles font partie de la vie, mais c’est la manière dont vous allez les gérer qui les qualifie « d’urgence exceptionnelle ». Il y a une différence entre une voiture qui ne démarre pas un matin d’hiver et l’avarie de voiture qui se répète toutes les semaines, vous empêchant plusieurs fois d’être à l’heure au travail ou d’emmener vos enfants à l’école … là, il y a urgence à traiter le problème, mais rien d’exceptionnel : changez de garagistes ou prenez les transports en commun … 

Les « voleurs de temps » sont des petits riens qui pris uns à uns ne sont pas problématiques, mais qui en s’accumulant peuvent vous faire perdre plusieurs heures de temps par semaine (voire par jour) et créer de l’insatisfaction. Cette mauvaise expérience peut conduire à l’épuisement : le sentiment de ne jamais s’arrêter et pourtant ne pas arriver au bout de ce qu’on souhaitait faire dans la journée. 

QUELS SONT VOS VOLEURS DE TEMPS ?

Pour partir à la chasse à vos voleurs de temps, il vous faut déjà clairement les identifier : Y’a t’il des choses que vous répétez plusieurs fois par jour et qui n’apportent pas de valeur ? N’essayez pas ce stade de trouver des solutions, faites juste la liste des tâches qui vous sortent de votre travail (les interruptions, les tâches à réaliser de manière fractionnée, les tâches que vous n’aimez pas faire et qui ne vous apportent aucune satisfaction)

Soyez méthodique, faites une cartographie complète de votre activité professionnelle : LISTEZ LES TÂCHES HABITUELLES DE VOTRE JOURNÉE et listez également celles qui reviennent moins fréquemment : à la semaine, au mois ou à l’année :

• Votre routine du matin : Allumer l’ordi (3 minutes), Relever les messages sur le répondeur (2 minutes), 
• Quelle est l’organisation d’une séance type : Relire les notes de suivi (en réalité : retrouver la fiche de suivi : retourner le bureau, le placard, « ah finalement elle était bien rangé dans un classeur » … entre 2 et 8 minutes selon le degré de rangement du local), préparation du matériel, contacts avec la famille,  le temps de la séance, le temps pour s’accorder sur la date et heure du prochain rdv.

Vous pouvez utiliser une page d’agenda (le premier jour : soyez très précis, le lendemain : reportez le bloc de tâche : [Routine du matin], [Reprise d’après-midi], [Séance de suivi], …

NOTEZ AUSSI TOUTES LES INTERRUPTIONS : le livreur pour la commande passée en ligne il y a 2 jours, le téléphone qui sonne, se rendre compte qu’il n’y a plus de papier, commander une ramette de papier, se rendre compte qu’il fallait aussi des feutres, le téléphone qui sonne, vous surprendre à consulter les Réseaux Sociaux, alors que vous avez milles autres choses à faire plus urgentes, …. 

Cela peut paraître fastidieux, mais seule une analyse précise vous permettra de cibler vos voleurs de temps : tous les parasites qui vous empêchent d’être pleinement à votre tâche (celle qui devrait occuper toute votre attention). 

Si vous avez bien fait de travail de cartographie et que vous êtes accoutumé à manquer de temps, vous avez sûrement repéré des tâches répétitives que vous pourriez réaliser autrement, vous avez peut-être aussi repéré des interruptions que vous pourriez gérer autrement, ou encore vous-êtes vous surpris plusieurs fois à vous détacher involontairement de votre tâche principale … 

Si c’est le cas, je pense que le prochain article vous intéressera, car je vous partagerai des astuces et techniques pour chasser vos « voleurs de temps » …

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Si vous connaissez également un(e) collègue, qui manque de temps, vous pouvez l’aider en lui partageant ce blog !!