Dans le secteur de la santé, les professions libérales et notamment les kinésithérapeutes sont confrontés à de nombreux défis pour gérer efficacement leur cabinet et pouvoir se concentrer sur leur métier.
Une importante charge mentale pèse sur les kinésithérapeutes, avec l’impression de courir après le temps et devoir gérer des tâches administratives toujours plus chronophages : gestion des rendez-vous, facturation/ télétransmission, comptabilité…
Les nouvelles plateformes de secrétariat numérique proposée par Doctolib, Gustave ou encore OrgaKiné sont des solutions innovantes qui permettent d’optimiser l’activité, en offrant une multitude de fonctionnalités pour simplifier et d’automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée, lorsqu’on est déjà débordé !
Que puis-je attendre d’une plateforme de secrétariat numérique ?
Automatiser les tâches récurrentes et sécuriser mes revenus
Il est intéressant de savoir que certaines plateformes de secrétariat numérique proposent le pointage automatique des séances pour faire gagner un temps précieux tous les jours.
Avec des rappels de facturation, plus besoin de passer son temps à compter-recompter le nombre de séances réalisées, l’information est visible sur le planning. La gestion des impayés peut aussi être simplifiée grâce aux nouvelles plateformes : Une meilleure visualisation des retours et rejets NOEMIE, un accès direct aux Mutuelles ou encore des rappels automatiques envoyés aux patients pour penser à rapporter la carte vitale au prochain rdv.
En facturant plus régulièrement les soins, les revenus sont plus réguliers, ce qui maintient la bonne santé financière du cabinet !
Autonomiser mes patients et les rendre plus acteurs de leurs soins :
Les plateformes de secrétariat numérique qui proposent des rappels de rendez-vous ou un service de prise de rendez-vous en ligne peuvent rendre les patients plus autonomes dans leur prise en charge. En effet, ces patients sont souvent habitués à un suivi régulier sans s’inquiéter de la tension des soins en kinésithérapie. Avec ce type de solutions, les patients peuvent prendre conscience des (faibles) disponibilités et seront plus enclins à organiser leur planning en fonction de ce qui pourrait leur être proposé. Fini le temps de négociation en fin de séance pour prévoir le rendez-vous de la semaine prochaine, alors que le timing est déjà serré : c’est au patient de s’organiser pour prévoir son prochain rendez-vous.
La relation de soin devient différente, et le patient devient plus actif dans son processus de soin, je suis déchargé d’une pression mentale et peux me concentrer sur la réeduc.
Évidemment, tous les patients ne sont pas éligibles à ce type de fonctionnement et c’est tout l’intérêt de passer par une plateforme avec une spécificité métier. Pas question de perdre la main ! Une plateforme comme OrgaKiné, permet de différencier les patients récurrents, (parfois peu habiles en informatique ou dépendant d’un taxi) qui doivent conserver des créneaux habituels, des patients actifs avec des plannings changeants, qui sont d’excellents candidats à la prise de rdv en ligne.
Augmenter mes revenus :
Plusieurs manières permettent d’augmenter les revenus, la première consiste à luter contre l’absentéisme : Les affiches sympas dans la salle d’attentes qui indiquent que toute séance oubliée sera compensée par une pâtisserie ne suffisent plus. Les patients oublient régulièrement leurs rdv : une étude réalisée par OrgaVita, a montré que les rappels par sms de rendez-vous et l’application mobile permettent de diminuer de 24% l’absentéisme. Ensuite, les patients qui constatent chaque semaine qu’il y a peu de disponibilité, ont conscience qu’obtenitr un rdv est un privilège et ont tendance à moins oublier leurs rendez-vous.
La deuxième solution à développer en parallèle est de compléter son agenda et d’éviter les trous : c’est-à-dire de pouvoir enchainer les séances en proposant un nombre restreint possibilités pour éviter un planning en gruyère. Il faut ensuite que les rendez-vous annulés puisse être repris rapidement par un autre patient.
Il est aussi possible de développer de nouvelles modalités de pratique, comme proposer des séances de groupe : cette nouvelle approche de prise en charge, créé une dynamique de groupe et favorise l’entraide entre les patients. Cela permet aussi d’optimiser les espaces et le temps de travail en mutualisant l’accueil et de fin de séance. Les activités hors nomenclature telles que les séances de sport, de bien-être, ou encore d’éducation à la santé peuvent également être proposées, pour diversifier l’offre du cabinet et d’attirer de nouveaux patients, engagés dans leur parcours de soin.
Enfin, il est très important de trouver les moyens pour être moins fatigué dans sa journée, d’abord parce que c’est ce qui permet de prendre du plaisir dans le travail et pour être plus disponible pour les patients. Mais aussi, parce qu’en étant moins fatigué de sa semaine, il est possible d’envisager une ou deux prises en charge supplémentaire et ainsi augmenter ses revenus.
Bref, les plateformes de secrétariats numérique sont indispensables pour optimiser l’activité des cabinets de kinésithérapie, et si vous alliez voir comment OrgaKiné pourrait s’adapter à votre organisation ?
