Pour les masseurs-kinésithérapeutes, une des complexités du métier est de concilier gestion des rendez-vous, gestion des patients (parfois plusieurs sur un même créneau), gestion des ressources … 

OrgaVita a réalisé une enquête sur un échantillon de plus de 1830 masseur-kinésithérapeutes dans le but de mieux comprendre leur organisation, la gestion des rendez-vous au quotidien, les possibles difficultés … 

OrgaVita a réalisé une enquête sur un échantillon de plus de 1830 masseurs-kinésithérapeutes, dans le but de mieux comprendre l’organisation générale des orthophonistes, la gestion des rendez-vous au quotidien, les possibles difficultés … Cette collaboration avec les masseurs-kinésithérapeutes de terrain a été primordiale pour comprendre les enjeux de leur activité et développements futurs. 

Cette étude auprès des masseurs-kinésithérapeutes utilisant des plateformes en ligne ou non, consistait à mettre en évidence certains points, que nous vous partageons aujourd’hui. 

Plus de 40% des masseurs-kinésithérapeutes interrogés répondent au téléphone, doivent rappeler, doivent accueillir au cabinet, pour fixer les rendez-vous des patients

Faisons un point sur le temps “perdu” dans la journée entre les patients reçus au cabinet pour prendre rendez-vous, les appels téléphoniques pendant les séances et les rappels le soir suite aux messages laissés sur répondeur la journée :

• -40% des masseurs-kinésithérapeutes fixent les rendez-vous des patients au téléphone dans la journée, en rappelant le soir suite aux messages vocaux sur répondeur ou directement en les accueillant au cabinet. Toute cette gestion des rendez-vous est effectuée lors des séances quotidiennes.
• -33% donne les prochains rendez-vous à la fin de chaque séance
• -18% utilise une plateforme en ligne

Tout ce temps pourrait être économisé afin de vous consacrer pleinement au soin des patients. 

65% des masseurs-kinésithérapeutes sont dérangés par le téléphone tout au long de leurs journées

Les difficultés auxquelles les masseurs-kinésithérapeute font face sont :le téléphone qui sonne trop :

• 65% des masseur-kinésithérapeutes interrogés souhaiteraient ne plus entendre le téléphone sonner constamment

• l’absentéisme : 35% aimerait trouver une solution pour limiter le nombre d’absents 

• la priorisation des demandes : 30% veut trouver une solution pour prioriser les demandes de soins

• les négociations avec les patients : 27% des masseur-kinésithérapeutes trouvent que la gestion des rendez-vous est parfois synonyme de négociations avec le patient (il faut savoir concilier le rendez-vous thérapeutique avec les activités et obligations de chacun).

Des solutions existent afin de gagner du temps et se concentrer sur la production de soins.

Voici les solutions qui ont été mises en place par les masseur-kinésithérapeutes pour diminuer leur charge mentale : 

• la mise en place d’une prise de rendez-vous en ligne à certains moments de la journée, afin de conserver un pool de créneaux horaires pour les patients récurrents  : cela permet à certains patients de s’autonomiser dans la gestion des rendez-vous et certaines kinés ont remarqué que ces patients s’impliquent davantage dans leur suivi. 
• la mise en place d’une prise de rendez-vous en ligne permet de limiter les “négociations” en fin de séance ou lorsque les patients viennent au cabinet.
• les rappels par mails et SMS pour la confirmation et le rappel de rendez-vous : même impliqués, les patients peuvent oublier un rendez-vous au milieu d’une journée débordée … après tout l’erreur est humaine et voici un bon moyen de limiter l’absentéisme 
• pour la gestion des nouvelles demandes de soin, la mise en place d’une liste d’attente en ligne permet de faciliter la priorisation des traitements. Les patients peuvent s’inscrire sur liste d’attente directement en ligne, en remplissant les informations nécessaires à la demande de prise en charge. 

25% des masseurs-kinésithérapeutes interrogés (qui n’utilisent a ce jour aucune plateforme) souhaiterait essayer une plateforme numérique dans leur activité quotidienne

Plusieurs masseurs-kinésithérapeutes pensent à effectuer leur transition numérique afin de gérer les rendez-vous de leurs patients avec une plateforme. Ils représentent 25% des masseur-kinésithérapeutes interrogés n’utilisant aucune solution numérique pour le moment (hors logiciel métier).

Les souhaits des masseurs-kinésithérapeutes voulant essayer une plateforme numérique sont les suivants : 

• garder le contrôle sur leur agenda, en proposant une prise de rendez-vous en ligne pour les patients à certains moment de la journée ou pour certains types de patients. 
• un outil qui prend en compte les spécificités du métier (évolution et suivi du patient, gestion des ressources …)
• un tarif avantageux

Les patients ont pris l’habitude de prendre rendez-vous en ligne, notamment depuis la crise sanitaire du Covid-19 : plus de ⅔ des Français utilisent des plateformes de prise de rendez-vous en ligne pour leurs consultations. 

En conclusion, puisque votre activité est un métier de contact et il est nécessaire de mettre en place une organisation permettant de remettre l’humain au centre de la demande de soin. 

Les plateformes numériques sont une évolution sociétale qui permettent d’alléger votre charge mentale sans couper le lien et en accompagnant sur les tâches administratives. 

Si vous êtes sollicité par une importante demande de soins à laquelle vous ne pouvez pas faire face de manière individuelle, des solutions de liste d’attente en ligne ou des plateformes de prise de rendez-vous pourraient vous accompagner. Un tel changement d’habitude pourrait s’envisager progressivement et au rythme de vos patients. C’est peut-être le bon moment pour effectuer votre transition numérique ?