La to do list, tout le monde en parle, mais savez vous bien l’utiliser ? Moi j’ai décidé d’utiliser la version française de « gestionnaire de tâche », je trouve que ça permets de mieux appréhender le côté organisationnel : ce n’est pas la liste de TOUT ce qu’il faut faire, mais déjà une liste de priorisation, catégorisation qui va vous aider à organiser votre temps.

Le temps, c’est vraiment, la ressource qui nous manque tous et pourtant invariablement, nos semaines font 168 heures sans qu’on puisse rien y changer. Par contre, sur la manière dont vous pouvez employer votre temps, je peux vous donner quelques conseils …

Dans votre activité libéral (et dans vos autres sphères de vie), il y a une montagne de choses à faire. Certaines sont récurrentes et bien organisées, c’est le cas des rendez-vous de vos patients, globalement, selon la durée de vos séances, les rendez-vous s’enchaînent. En dehors des premières séances et bilans, le rythme des rendez-vous est (normalement) régulier. Par contre, il y a tout le reste : le courrier à envoyer à truc, la réponse à la CPAM, les factures à transmettre à votre comptable, et … ah vous l’aviez oublié celui-là, un bilan à faire en urgence pour un prescripteur (pourtant on vous l’avait dit il y a 15 jours, oui, mais vous l’aviez noté sur un post-it et vous l’avez oublié …) ça vous rappelle quelques déboires ?

• La première règle avec vos listes de tâches, c’est de n’en avoir qu’une seule ! C’est-à-dire, de centraliser toutes les tâches à un seul endroit. En format papier ou en format informatique, c’est comme vous préférez … l’avantage du format informatique c’est d’avoir un document « propre » c’est à dire sans les rayures des tâches finalisées, l’inconvénient des formats informatiques, c’est que vous perdez la satisfaction de barrer la tâche (!)

• La deuxième règle, c’est de catégoriser : et là bonne nouvelle vous avez le choix, vous pouvez avoir une catégorisation thématique ou temporelle. Les catégories thématiques pourraient correspondre à « Administratif Cabinet », « Suivi patients », « projets en cours », … ça vous permettrait de les caler facilement dans des plages de temps dédiées dans votre semaine à ces thématiques. Ou alors vous pourriez tester la catégorisation temporelle, c’est à dire, en indiquant le temps estimé que cette tâche devrait vous prendre : ça peut être   » >15 minutes », « 1 heure » , « ½ journée » réfléchir en durée de réalisation vous permet déjà d’organiser quand vous pourriez faire cette tâche : impossible de finaliser une tâche qui demanderait 1h00, quand un patient vient de vous poser un lapin et qu’il vous reste 20 minutes avant que le suivant arrive …

• La troisième règle, c’est de prioriser vos tâches. A quelle échéance ce projet doit-il être terminé, combien de temps avez-vous pour renvoyer ce document ? Quel est le degré d’importance de cette tâche ? Est-elle si peu importante que si vous ne le faisiez pas personne ne s’en rendrait compte … ? Ou alors est-elle si importante que l’avenir de votre activité en dépend : dans ce cas : lâchez tout ! Faites-le immédiatement…

• La quatrième règle c’est de prévoir du temps pour faire les choses. Vous savez qu’une tâche prend toujours plus de temps que prévu … Il vous faudra donc prévoir suffisamment de temps pour les réaliser. Ainsi vous pourrez en fonction de votre temps disponible, organiser sereinement le moment de sa réalisation. J’aurais tendance à dire que pour un projet qui demanderait 3h00 (par exemple, la correction d’un mémoire) serait réalisé plus efficacement si vous bloquez une demie journée environ 1 semaine avant la date de la soutenance (comme ça vous prévoyez un peu de marge) que 30 minutes 7 ou 8 fois du moment où vous recevez le document c’est à dire 4 semaines avant la date de soutenance, car au lieu de passer 3 heures focus sur cette tâches, vous aurez dû prendre-arrêter plusieurs fois avec le risque de perdre le file de votre lecture et l’insatisfaisante impression de ne pas en venir à bout et finalement de passer 4 désagréables heures au total…

• La dernière règle (la meilleure évidemment) c’est de trouver le petit plus qui renforcera la satisfaction de la tâche accomplie. Ne sous estimez pas le pouvoir du renforcement positif !! On fait d’autant mieux les choses quand on y retire de la satisfaction : celle du devoir accompli, celle d’avoir barré une tâche de votre liste … vous pouvez aussi vous accorder une récompense lorsque vous aurez fini un gros projet : cela motive d’autant plus à finir !

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