Pour les orthophonistes, une des complexités du métier est de concilier la prise en charge des patients avec la réalisation de tâches administratives, au quotidien. OrgaVita a réalisé une enquête sur un échantillon de plus de 500 orthophonistes dans le but de mieux comprendre l’organisation générale des orthophonistes, la gestion des rendez-vous au quotidien, les possibles difficultés … Cette collaboration avec les orthophonistes de terrain a été primordiale pour comprendre les enjeux de leur activité et développements futurs. Cette étude auprès des orthophonistes, utilisant des plateformes en ligne ou non, consistait à mettre en évidence certains points, que nous vous partageons aujourd’hui.

Plus de 80% des personnes interrogées expliquent effectuer leur prise de rendez-vous par téléphone. Mais 59% trouvent aussi que leur téléphone sonne trop …

Nous avons constaté que chaque praticien possède sa propre manière d’organiser les rendez-vous : Pour 83%, les patients appellent directement au cabinet. 52% utilise un répondeur téléphonique pour que les patients puissent donner leurs disponibilités pour prendre rendez-vous, ce qui implique que le praticien rappelle par la suite. 14% demande aux patients d’envoyer un mail. Enfin, 8% des orthophonistes interrogés utilisent une plateforme en ligne. Si certains disent avoir trouvé une organisation quotidienne qui leur convient, d’autres font remonter plusieurs points les dérangeant :

•  le téléphone sonne trop -> 59% des personnes interrogées se disent dérangées par le téléphone qui sonne pendant les séances
•  la perte de temps -> 55% déclare avoir du mal à recontacter tout le monde suite aux appels et mails reçus dans la journée
•  “les lapins” -> 32% estime que l’absentéisme est un problème quotidien
•  les négociations avec les patients : 24% trouve que la prise de rendez-vous est compliquée à gérer car il faut concilier les activités et obligations de chaque patient avec son propre planning
•  la liste d’attente -> 31% indique ne pas savoir comment gérer le nombre de demandes largement supérieur au nombre de rendez-vous disponibles

Plus de 58% des orthophonistes interrogés considèrent supporter une trop grande charge mentale et souhaitent la diminuer fortement.

Voici les solutions qui ont été mises en place par les orthophonistes pour diminuer leur charge mentale :

• => la mise en place d’une prise de rendez-vous en ligne à certains moments de l’année (congés scolaires, rentrée, …) ou certains moments de la semaine : cela permet à certains patients de s’autonomiser dans la gestion des rendez-vous et certaines orthophonistes ont remarqué que ces patients s’impliquent davantage dans leur suivi.

• => les rappels par mails et SMS pour la confirmation et le rappel de rendez-vous : même impliqués, les patients peuvent oublier un rendez-vous au milieu d’une journée débordée … après tout l’erreur est humaine et voici un bon moyen de limiter l’absentéisme

• => la mise en place d’une liste d’attente en ligne : plus besoin de refuser les appels ou de tenir un fichier excel de 3000 lignes. Les patients peuvent s’inscrire sur liste d’attente directement en ligne, en remplissant les informations nécessaires à la demande de prise en charge. Ceci n’empêche pas le praticien de rappeler pour obtenir plus d’informations, tout en ayant pu prioriser avant.

Les patients ont pris l’habitude de prendre rendez-vous en ligne, notamment depuis la crise sanitaire du Covid-19 : plus de ⅔ des Français utilisent des plateformes de prise de rendez-vous en ligne pour leurs consultations.

« Nous ne voulons pas trier les patients, nous voulons les soigner »

En conclusion, puisque votre activité est un métier de contact et il est nécessaire de mettre en place une organisation permettant de remettre l’humain au centre de la demande de soin. Les plateformes numériques sont une évolution sociétale qui permettent d’alléger votre charge mentale sans couper le lien et en accompagnant sur les tâches administratives. Si vous êtes sollicité par une importante demande de soins à laquelle vous ne pouvez pas faire face de manière individuelle, des solutions de liste d’attente en ligne ou des plateformes de prise de rendez-vous pourraient vous accompagner. Un tel changement d’habitude pourrait s’envisager progressivement et au rythme de vos patients. C’est peut-être le bon moment pour effectuer votre transition numérique ?