Pour les orthophonistes, une des complexités du métier est de concilier la prise en charge des patients avec la réalisation de tâches administratives, au quotidien.
OrgaVita a réalisé une enquête sur un échantillon de plus de 500 orthophonistes dans le but de mieux comprendre l’organisation générale des orthophonistes, la gestion des rendez-vous au quotidien, les possibles difficultés … Cette collaboration avec les orthophonistes de terrain a été primordiale pour comprendre les enjeux de leur activité et développements futurs.
Cette étude auprès des orthophonistes, utilisant des plateformes en ligne ou non, consistait à mettre en évidence certains points, que nous vous partageons aujourd’hui.
Voici les solutions qui ont été mises en place par les orthophonistes pour diminuer leur charge mentale :
Plus de 80% des personnes interrogées expliquent effectuer leur prise de rendez-vous par téléphone. Mais 59% trouvent aussi que leur téléphone sonne trop …
Nous avons constaté que chaque praticien possède sa propre manière d’organiser les rendez-vous : Pour 83%, les patients appellent directement au cabinet. 52% utilise un répondeur téléphonique pour que les patients puissent donner leurs disponibilités pour prendre rendez-vous, ce qui implique que le praticien rappelle par la suite. 14% demande aux patients d’envoyer un mail. Enfin, 8% des orthophonistes interrogés utilisent une plateforme en ligne. Si certains disent avoir trouvé une organisation quotidienne qui leur convient, d’autres font remonter plusieurs points les dérangeant :- le téléphone sonne trop -> 59% des personnes interrogées se disent dérangées par le téléphone qui sonne pendant les séances
- la perte de temps -> 55% déclare avoir du mal à recontacter tout le monde suite aux appels et mails reçus dans la journée
- “les lapins” -> 32% estime que l’absentéisme est un problème quotidien
- les négociations avec les patients : 24% trouve que la prise de rendez-vous est compliquée à gérer car il faut concilier les activités et obligations de chaque patient avec son propre planning
- la liste d’attente -> 31% indique ne pas savoir comment gérer le nombre de demandes largement supérieur au nombre de rendez-vous disponibles
Plus de 58% des orthophonistes interrogés considèrent supporter une trop grande charge mentale et souhaitent la diminuer fortement.

- => la mise en place d’une prise de rendez-vous en ligne à certains moments de l’année (congés scolaires, rentrée, …) ou certains moments de la semaine : cela permet à certains patients de s’autonomiser dans la gestion des rendez-vous et certaines orthophonistes ont remarqué que ces patients s’impliquent davantage dans leur suivi.
- => les rappels par mails et SMS pour la confirmation et le rappel de rendez-vous : même impliqués, les patients peuvent oublier un rendez-vous au milieu d’une journée débordée … après tout l’erreur est humaine et voici un bon moyen de limiter l’absentéisme
- => la mise en place d’une liste d’attente en ligne : plus besoin de refuser les appels ou de tenir un fichier excel de 3000 lignes. Les patients peuvent s’inscrire sur liste d’attente directement en ligne, en remplissant les informations nécessaires à la demande de prise en charge. Ceci n’empêche pas le praticien de rappeler pour obtenir plus d’informations, tout en ayant pu prioriser avant.