Gagner du temps, se concentrer sur les soins de mes patients et vivre de ma passion : voilà ce que je souhaite !
Cependant, les tâches administratives et la gestion du cabinet peuvent vite devenir chronophages et fastidieuses. C’est là qu’un bon logiciel métier fait toute la différence !
En automatisant les tâches répétitives et peu valorisantes telles que la prise de rendez-vous, la gestion des dossiers patients ou encore la facturation, on libère du temps pour se concentrer sur l’essentiel : les soins et la relation avec les patients.
De plus, en simplifiant la gestion administrative du cabinet, il est possible d’optimiser la rentabilité du cab et sa rémunération en améliorant son confort de travail, en diminuant les charges et en limitant les impayés.
Dans cet article, nous allons donc vous aider à choisir le meilleur logiciel métier, en prenant en compte ces critères essentiels :
- Les fonctionnalités essentielles en orthophonie
- La qualité du service
- L’adaptation de l’outil à ma propre pratique
Des fonctionnalités spécifiques aux Ortho
Le plus important, c’est de pouvoir gérer la facturation : qu’on soit conventionné, en HN, en tiers payant intégral, ou en règlement part mutuelle par le patient : il faut un logiciel qui permette de savoir où on est : du nombre de séances restant sur l’ordonnance, au volume des séances non facturées ou en attente de traitement suite à un rejet NOEMI …
Évidemment, il faut que tout cela prenne le moins de temps possible, c’est-à-dire : visualiser les informations d’un coup d’œil sans avoir à chercher et télétransmettre en quelques clics : juste le temps nécessaire au patient pour enfiler son manteau !
Ensuite, vient la question de l’agenda : papier ou dématérialisé … Nous les ortho avons une relation affective avec notre agenda, le toucher du papier, le poids des posts-it et des marques pages qu’on y ajoute en cours d’année qui donne au mois de décembre une certaine lourdeur, les couleurs du stylo utilisé pour barrer les rdv annulés et enfin l’estompe de graphite du crayon à papier qu’on a déjà gommé 3 fois et qui reste sur les doigts… tout un poème ! Mais avec un agenda numérique, un nouveau monde s’ouvre : plein de couleurs, de la rapidité, des rappels, des automatisations : bref moins de boulot et un assistant administratif toujours disponible !
Un logiciel de qualité
Le logiciel métier est un assistant administratif, on doit avoir confiance en lui : parce qu’il est fiable : pas de déconnexion, ni de loader qui tourne dans le vide … Parce que les boutons, les écrans sont placés là où on les attend sans avoir besoin de chercher… Avec l’habitude, on parvient souvent à s’adapter à son logiciel, mais en réalité cela devrait être l’inverse : un logiciel si intuitif qu’il n’y aurait pas besoin de temps de formation pour le prendre en main.
Parfois, on a quand même besoin d’un coup de main et d’un peu d’aide extérieure : alors l’assistance réactive quand il y a un problème et à l’écoute des besoins pour faire évoluer l’outil, c’est essentiel.
Un point qui est apparu ces dernières années, c’est la sécurité du logiciel. Les données de santé de nos patients ont beaucoup de valeur et nous avons la responsabilité de tout mettre en œuvre pour protéger la confidentialité. Il faut donc choisir un logiciel qui apporte des garanties suffisantes et l’utiliser à bon escient. Juste pour exemple : certains collègues ont choisi d’utiliser GoogleAgenda pour simplifier l’organisation du cabinet et s’étonnent que leurs patients les demande en ami sur Facebook … Il faut comprendre que GoogleAgenda est un outil grand public à proscrire pour y consigner l’identité des patients… ces informations sont collectées par Google, partagées avec tous leurs partenaires. Si on souhaite s’organiser : il existe des agendas dématérialisés Gratuits sécurisés HDS (Hébergement Données de Santé)- voir notre tableau comparatif.
Évidemment, le ratio : cout/performance est primordial : le choix d’un logiciel est aussi à évaluer en fonction du tarif : car dans le contexte actuel, il est important de limiter les charges de fonctionnement du cabinet.
Un logiciel conçu pour ma pratique
Parce que je travaille différemment que mes collègues et que notre cabinet à une organisation qui nous est propre, mon logiciel doit pouvoir s’adapter à ma manière de travailler : séances individuelles, groupe, créneaux récurrents, prise de rdv en ligne sur certaines plages horaires ou pendant les vacances uniquement …
Dans tous les cas je devrais chercher à limiter les appels au téléphone : éviter les appels de réassurance (certains patients ont besoin de s’assurer de l’heure du prochain rdv, de manière isolée cela ne prend pas longtemps, mais c’est agaçant, ça coupe le rythme et en cumulé ça représente quelques heures de boulot …). Il est intéressant aussi de pouvoir envoyer des rappels de rdv à certains patients (évidemment, la question de l’autonomie se pose, mais honnêtement, on reçoit des sms pour tout maintenant, donc ne pas en recevoir, ça peut être un facteur aggravant l’absentéisme). Une liste d’attente en ligne, les annulations de rdv qu’il faut trouver à remplacer …
Au niveau du type de logiciel, voici également quelques éléments à savoir : Les opérateurs historiques (Ortho4000, Véga, OrthoMax, Soins 2000, Vega) utilisent des technologies “à installer” sur l’ordinateur ou sur la tablette : il s’agit d’un logiciel qui doit être téléchargé et donc les mises à jour requière l’action de l’utilisateur.
Les nouveaux opérateurs (Doctolib, OrgaOrtho) utilisent une technologie basée sur le web logiciel installé sur un serveur distant et pour lequel la connexion web est requise (toutes les applications mobiles de votre téléphone, votre plateforme de vidéo/musique à la demande, votre boite mail … ) ; Évidemment, il faut une connexion WEB, mais vous pouvez accéder à votre interface depuis n’importe quel support, sans avoir à installer de logiciel sur votre ordi ou tablette : c’est-à-dire sans devoir faire des frais supplémentaires ou s’inquiéter de la compatibilité Mac/Windows : le système d’exploitation de l’ordinateur n’y est pour rien dans l’exécution du logiciel : il est possible de se connecter depuis le PC du cabinet, sur son Macbook à la maison, sa tablette Samsung et son Iphone !
Et enfin, il faut s’interroger si l’on souhaite pouvoir rajouter de nouvelles fonctionnalités à son logiciel : Certains éditeurs proposent de rajouter des modules optionnels (prise de rdv en ligne, logiciel de bilan), d’autres ont des partenaires qui peuvent se connecter au logiciel (connexion à un service rdv en ligne à l’Agenda). Dans ce dernier cas, le service est souvent moins performant, car les logiciels n’ayant pas été conçus nativement pour fonctionner ensemble peuvent avoir des soucis de compatibilité et il existe des bugs. Il est toujours préférable de choisir un logiciel qui a conçu des modules complets et nativement.
Tableau comparatif des logiciels métier * (classé par année de création)
| Logiciel | Type de logiciel | Fonctionnalités | Prix annuel / utilisateur |
| Ortho 4000 | installé sur ordinateur (option mobilité : kit serveur interne au cabinet) | Télétransmission | 468 €/an |
| Véga | installé sur ordinateur (ou sur tablette fournie par l’opérateur) Application SASS (web) Bilan | Télétransmission, Suivi patient, Logiciel de bilan connexion possible avec prestataire : rdv en ligne (ClickDoc) | 498€/an + click doc (tarif inconnu) |
| OrthoMax | installé sur ordinateur | Télétransmission | 468€ /an |
| Soins 2000 | installé sur ordinateur | Télétransmission | 678€ la première année puis 229€/an |
| DocOrga | SAAS (web) | Agenda+ rappels mail et rdv en ligne Liste d’attente, Suivi patient | 358 €/an |
Perfactive | SAAS (web) | Agenda+ rappels mail et rdv en ligne Suivi patient Liste d’attente | 228 €/an hors SMS |
| OrgaOrtho | SAAS (web) | Agenda+ rappels mail/sms et rdv en ligne Suivi patient Liste d’attente (à venir : Télétransmission) | 199 €/an |
